グループウェアの役割

グループウェアは、複数の人が共同に作業を行う組織などにおいて、その情報をコンピューターネットワークで共有するために特化したシステムソフトウェアです。

グループウェアの特徴としては、それまで個別に行っていた情報共有の機能をひとつに集約したことで、それにより効率よく情報共有を行えるという点があげられます。一般に情報共有に使われるシステムとしては、電子メール、電子掲示板などがありグループウェアでは、これらのほかにも組織内で共有すべきドキュメントを保存するライブラリ機能、個別のスケジュール管理、また仕事上必要なワークフローや組織が保有している設備の予約機能などが組み込まれています。

グループウェアによってその機能は追加されたり余分な機能を削除したりして運用されます。かつては専用ソフトウェアをインストールして利用されてきましたが、近年はネットワークサーバーを利用し、ウェブブラウザで利用できるものが主流となっています。ウェブブラウザで利用する場合にはシステムが対応するウェブブラウザが使える端末であれば情報共有に利用することができるメリットがあり、パソコンのほかスマートフォンやタブレットPCでも使用することができます。

一方でグループウェアのお申込では、組織内でもさらに細分化し個別のグループ内で情報を保有するといった制限を付け加えることができ、部署ごとで共有すべき情報と組織内全体で共有すべき情報といった情報の棲み分けも行うことができます。