グループウェアはチームプレーに役立つツール!

例えば、小学校のお楽しみ会で、グループごとに何か出し物をするとなったとき、児童たちはホームルームの時間や放課後、教室に集まって話し合ったり、工作をしたり、練習をしたりして、その出し物を完成させていきます。個々に持ち帰って作りものをすることもありますが、そのような時は忘れてしまう人がいたり、意図したものと違うものができてしまうことも多々あります。

これは子供の話ですが、ビジネスの場でも、コミュニケーションの不足や勘違い、思い込みなどで、このような事態が起こることがあります。何人かのメンバーが集まって、ある物事を一緒に作り上げたり、成し遂げたりするとき、密に意思の疎通を図ってことを進めるならば、同じ部屋で顔を寄せ合って作業するのが最も理にかなった方法といえるかもしれません。

しかし、IT環境下で仕事を進めることが当たり前となった現在では、その方法は現実的とは言い難いものです。そうしたとき、役に立つのがグループウェアの導入です。グループウェアは、ネットワークを介してメンバー同士の情報共有やコミュニケーションを助けるソフトおよびサービスです。

具体的な機能としては、メール、掲示板、スケジュール管理、ワークフロー管理、ウェブ会議、ファイル共有などがあります。これらの機能は製品ごとに内容や使い勝手が異なるので、導入するグループウェアを選ぶ際には、遂行するプロジェクトの性質、メンバーのOA環境や必要となるコミュニケーションの種類などを考慮して決める必要があります。